Tukaj je članek, ki pojasni stvari:
»Zastonj« nas lahko drago stane
Kot že zapisano, se inšpektor povsem samostojno odloča, katero podjetje bo obiskal. Predhodna najava ni potrebna. V izogib nevšečnostim inšpektor navadno želi, da je ob njem prisoten tudi predstavnik zaposlenih (informatik ali nekdo, ki pozna računalništvo, čeprav to ni pogoj).
Inšpektor se nato tudi na podlagi velikosti podjetja odloči, ali bo pregledal vse računalnike, ali pa bo izvedel le delen pregled. Hkrati s pregledom računalnika inšpektor zapisuje zapisnik, ki je verodostojen popis ugotovljenih dejstev in je podlaga za odločbo, ki bo v primeru ugotovljenih kršitev izdana v okviru upravnega postopka.
Da bi si prihranili nepotrebno delo, priporočamo, da inšpektorja sproti oskrbite z vsemi dokumenti, ki dokazujejo upravičenost namestitve določenega programa.
Dokazati moramo namreč, da je programska oprema kupljena ( če gre za komercialne programe) oziroma da jo upravičeno uporabljamo. Med dokazila sodijo tudi originalni mediji (in navodila). Poudariti pa moramo, da lahko te dokaze uporabimo zgolj »na licu mesta« ob inšpektorjevem obisku in ne pozneje, saj bi si jih, nenazadnje, lahko sposodili v sosednjem podjetju. Tovrstnega materiala torej ne mečimo v smeti, temveč ga hranimo na priročnem mestu.
V primeru, da inšpektor zazna le manjše nepravilnosti, nam lahko po Zakonu o prekrških izda ustno opozorilo, ki nima finančnih ali drugačnih posledic.
Po odhodu inšpektorja nam ostane praviloma 8 dni, da mu dostavimo vsa potrebna manjkajoča dokazila. V tem delu postopka pa lahko večinoma nakup dokazujemo le z računi. Zbiranje potrebne dokumentacije bo najlažje, če programsko opremo že ob nakupu vnašamo med osnovna sredstva. Marsikje v malih podjetjih jo namreč zmotno izpuščajo iz osnovnih sredstev.