Elektronsko arhiviranje dokumentov

J

jurek1973

Guru

3. sep 2007

4.130

1.084

113

• 12. okt 2010

• #1

Imam dilemo: ali najet dodatno skladišče za vse fascikle ali pa si omislit en sistem za elektronsko arhiviranje dokumentov.
Ta sitem mora zadoščati pogojem zakona, da bodo imeli dokumenti v njem vso pravno veljavo.
Da bo dacar zadovoljen z naknadnim izpisom prejetega računa, da bo podpisana skenirana dobavnica na sodišču veljala za izvršbo.
Fizično (papirnato) bi dokumente hranili samo kakšno leto-dve, potem pa samo elektronsko.

1. Koliko tak sistem sploh stane? Govorimo o x0.000,00€ ali x00.000,00€?
2. Kdo v SLO to sploh ponuja?

Kapaciteta in kaj bi se arhiviralo:
- prejeti računi: cca 4000 letno,
od tega jih ima 1000 po nekaj deset strani. zraven so še razni certifikati, potrdila,... tako da pride do cca 70 strani na račun
podpisane prevzemnice in dobavnice,... nekaj 1000/leto
-izdani dokumenti: računi, dobavnice, podpisani papirji,... cca 6000/leto
-proizvodne specifikacije, atesti, potrdila, certifikati,... 10.000/leto
-vsa poročila za davkarijo, za plače, ... cca 10.000/leto
V končni fazi bi en zaposlen skeniral 2-3 ure/dan, ob konicah (plače, bilance, zaključki projektov) tudi več.

 

asko

Fizikalc

22. jul 2007

2.565

3

38

• 12. okt 2010

• #2

Poglej www.comtech.si

 

A

alabaster

Pripravnik

28. feb 2008

204

21

18

• 12. okt 2010

• #3

Ali pa http://www.arhiviraj.si/

 

Roberto

Majstr

19. jul 2007

12.057

154

63

Doma

• 12. okt 2010

• #4

Ti potrebuješ dokumentni sistem bolj kot pa samo arhiviranje...
Pa tudi arhiv ima svoje zahteve... Potrebuješ dve lokaciji, kjer se bo arhiv shranjeval in repliciral, WORM napravo...
Če pa si izbereš zunanjega ponudnika pa ne misli da boš tja pošiljal papirje in ti jih bodo skenirali oz. jih boš samo skeniral... Dokumenti morajo poleg vsega opremljeni še s časovnim žigom (time stamp) in digitalno podpisani (da se ne more med transportom spremeniti vsebina)...
Kako boš dostopal do arhiva, si pomislil na to?

 

blazko

Majstr

21. sep 2007

7.448

426

83

• 12. okt 2010

• #5

Citat:
WORM napravo...

Klikni za razširitev

omg, samo ne reci, da je to write-once-ready-many???

Ker to kratico sem prvič slišal pred 20imi leti, za takrat future tech. Ko pa je postala dostopna, so ji enostavno rekli optični diski, CD-ROM itd. In potem dobrih 10 let nazaj na faksu poslušam dinozavra, ki predava informatiko in potegne na plan tega črva (skupaj s "celičnimi telefoni"). Sem mislil, da bom s stola padel

A so sedaj kratico prevzeli dokumentni sistemi ali je to nekaj čisto drugega?

Aja - sori za off

 

A

ales85

Guru

9. nov 2007

3.596

1.211

113

• 12. okt 2010

• #6

Tudi pri http://www.eba.si ponujajo takšen sistem. Ena od njihovih prednosti pred drugimi je ravno to, da lahko davčni ponudiš "CD-ROM", ki ima posnete podatke iz EBA sistema in imajo pravno veljavo (brez papirja zadaj). Imajo tudi sicer kakšen svoj minus ampak v glavnem pa je to stvar, ki jo iščeš. Če se prav spomnim pa je tudi cena zelo sprejemljiva, ampak trenutno ne vem točno.

 

S

sad

Guru

24. avg 2007

21.048

9.699

113

• 12. okt 2010

• #7

Pri pravno veljavnem dokumentnem sistemu je važno zgolj to, da je akreditiran in certificiran pri Arhivu Slovenije. Tam pa gre lahko čez skoraj tudi navaden CD ROM naprava in snemanje na CD-je, če imaš ustrezno poštimana interna pravila

in ostale zadeve.
Tako da, cena je od par EUR pa do MIO in več.

Torej, pripravi pok administracije, kako je to vse z internimi pravili urejeno in si skoraj zmagal.

Tisto o dveh lokacijah in ostalo je pa s pravnega vidika popolnoma irrelevantno in nepotrebno. Je pa seveda pametno, če nočeš ostat brez vsega, ampak to potem urediš zase, ne za Arhiv Slovenije.

PS: Malo karikiram, ampak resnica ni daleč od tega.

 

R

Radirko

Fizikalc

18. avg 2007

6.242

0

36

• 12. okt 2010

• #8

Citat:
Uporabnik blazko pravi:

Citat:
WORM napravo...

Klikni za razširitev

omg, samo ne reci, da je to write-once-ready-many???

Klikni za razširitev

Je.

Citat:
Ker to kratico sem prvič slišal pred 20imi leti, za takrat future tech. Ko pa je postala dostopna, so ji enostavno rekli optični diski, CD-ROM itd.

Klikni za razširitev

Ne more biti CD-ROM, saj ni zapisljiv. Je pa tudi CD-R medij tipa WORM.

 

blazko

Majstr

21. sep 2007

7.448

426

83

• 12. okt 2010

• #9

lapsus, seveda sem mislil na cd-r

 

kebab

Pripravnik

23. jan 2008

612

1

18

• 13. okt 2010

• #10

http://www.mikrocop.si/

vse poskenirajo oni, pridejo iskat itd. dostop do scanov vedno mogoč preko neta in certifikatom.

imamo pa ca. miljon izdanih računov letno. skeniramo pa tudi vse ostalo. deluje že par let b.p.

 

S

softi

asfalter

30. avg 2007

33.298

486

83

okolica metropole

• 13. okt 2010

• #11

sedi 10.

kar se tiče pretvarjanja papirja v elektronsko obliko ga ni čez mikrocop. tudi drugače je njihova storitev zelo na nivoju. daleč pred zzi, ebo in drugimi.

 

ferdo

Guru

3. sep 2007

10.548

3.896

113

Ljubljana

hmpg.net

• 13. okt 2010

• #12

1+ mikrocop.

Pa še nasvet. Starih dokumentov, do katerih ne boš dostopal, samo hraniti jih moraš, ne skeniraj. Arhiviraj v papirni obliki in jim daj pravila, kdaj naj jih dajo v razrez. Tudi to delajo

 

mistique

Guru

16. jun 2009

13.797

1.608

113

Emona / Carnium

• 13. okt 2010

• #13

Povprašaj na Pink projekt international d.o.o. .

 

S

Steve

Guru

13. avg 2007

9.967

1.850

113

• 14. okt 2010

• #14

zakaj bi moral hranit originale? ko sem jaz delal en čas pri taki firmi, se je poskeniralo in direkt v kanto. Sicer pa o ceni na alterju razpravljat je brezveze, je preveč faktorjev vmes. glavni del tega procesa pa ni skeniranje, ampak priprava dokumentacije, se pravi da se nekak smiselno zloži papir na kup, odstranijo vse klanfe ipd. samo skeniranje je pika na i. Skener popapa neverjetne količine papirja v 1 uri recimo

 

K

KarEn

Majstr

27. jan 2008

2.253

329

83

• 17. okt 2010

• #15

Če ti lahko na brzino razložim (imam izpit iz arhivistike, tako da ne bluzim kar nekaj). Če je tako kot rabiš, torej e-arhiviranje za primer če ti pride inšpektor, potem imaš samo eno možnost da izenačiš skenirane dokumente z originalom:
- najprej rabiš notranja pravila firme, skladna z ZVDAGA, ter potrjena pri Arhivu RS. Če so dokumenti shranjeni skladno s strani Arhiva RS potrjenimi notranjimi pravili kot jih imate, potem se po zakonu ustvari presumpcija, da so enaki originalu, ter jih boš lahko mirno dal v el. obliki inšpektorju, pa ti ne bo mogel nič. Enako velja za vse sodne postopke...
Če tega nimaš potem moraš vsakič sproti dokazovati da so enaki originalu, kar je pravno gledano naporno. Če imaš samo par omar je verjetno trenutno najceneje če nafilaš pa pozabiš nanje. Drugo je če večkrat rabiš vpogled v njih. Tam bi mogoče razmišljal o tem da najameš pri kaki firmi e-arhiv (Avtenta ima, mislim da s Pošto Slovenije, Simt, pa še par drugih...). Ampak vseeno rabiš s strani Arhiva RS potrjena notranja pravila. Dobro pri tem je da enostavno dostopaš do el. skeniranih dokumentov kadarkoli ti zapaše, pa da so "na varnem". Sam arhiv ne stane toliko kolikor te stane da si potrdiš notranja pravila, pa da daš poskenirati - skeniranje stane, pa zapis metapodatkov, da potem sploh kaj najdeš....

 

Roberto

Majstr

19. jul 2007

12.057

154

63

Doma

• 18. okt 2010

• #16

Programske opreme, ki ti zadeve poleg arhiviranja še indexira, opremi z retencijami je kar nekaj, nekako sta v svetu vodilna Symantec Enterprise Vault in EMC SourceOne family...
Vsekakor pa dokler ni postopkov o upravljanju z arhivom, ki je v skladu z ZVDAGA nimaš nič...